Nel nostro percorso di esplorazione del metodo Kanban, oggi entriamo in un terreno fondamentale: visualizzare non solo cosa stiamo facendo, ma anche perché non riusciamo ad andare avanti.
La maggior parte delle board si ferma a una rappresentazione semplice: To Do, Next, In Progress, Done. Ma è proprio quando iniziamo a vedere il lavoro bloccato che le cose iniziano a cambiare davvero. È lì che si nasconde il potere trasformativo della visualizzazione.
In progress… ma bloccato?
Se hai fatto bene i compiti, hai aggiunto le attività che hai davvero iniziato e non sono ancora concluse nella colonna In Progress. Ottimo. Ora ti alzi al mattino, guardi la board e ti chiedi: "Su cosa lavoro adesso?"
Il problema è che vedere ciò che è in corso non basta. Per prendere buone decisioni serve sapere quali attività possono effettivamente andare avanti. Ed è qui che entra in gioco la visualizzazione dei blocchi.
L’ulivo e la tenda
Immagina di dover potare un ulivo ma ti accorgi che hai rotto le cesoie. Non puoi continuare. È un blocco. Ma è un blocco interno, sotto il tuo controllo: puoi andare a comprarne un paio nuove.
Ora immagina di voler installare una tenda da sole. Hai chiesto un preventivo, ma sei in attesa del fornitore. Anche qui l’attività è ferma, ma questa volta si tratta di un blocco esterno, fuori dal tuo dominio. La palla è dall’altra parte.
Entrambi i casi richiedono di essere visualizzati, ma hanno nature e strategie diverse. Per il primo puoi agire subito, per il secondo puoi aspettare… o fare un follow-up o … per chi è più maturo provare ad aiutare
Post-it e chiarezza
Come rappresentare tutto questo sulla board? Un semplice post-it colorato (magari più piccolo, acceso) con una nota chiara: "Attesa preventivo – risposta prevista per il 18/06", oppure "Rotte cesoie – da comprare".
È una pratica semplice, ma potentissima. Ti dice al volo:
Quali attività puoi sbloccare con una tua azione.
Quali attività sono in stand-by perché dipendono da altri.
Dove concentrare le energie.
Dove serve un follow-up.
Board come specchio delle decisioni
Quando ti avvicini alla board ad inizio giornata, la prima domanda non dovrebbe essere solo “Cosa devo da fare?”, ma “Cosa è cambiato rispetto a ieri?”
Qualcosa si è Sbloccato?
Qualcosa si è bloccato?
Qualcosa è pronto per essere chiuso?
Da lì prendi decisioni : continuo quello che facevo, rimuovo un blocco, riprendo un’attività sbloccata o – solo in ultima istanza – ne inizio una nuova.
La visualizzazione non è solo per te
Una board aggiornata, chiara, leggibile… è un atto di trasparenza. Le persone intorno a te possono sapere subito a che punto sei, cosa è in sospeso, dove serve aiuto. Non devi spiegare nulla. È tutto lì.
Mostrare i blocchi, anche quelli che non dipendono da te, non è un’ammissione di colpa, ma un gesto di responsabilità. Vuol dire: “Sto aspettando questo. Appena si sblocca, riparto.” È un modo per non perdere il controllo, anche quando il controllo non ce l’hai.
Conclusione
Visualizzare i blocchi non è un dettaglio. È un cambio di prospettiva. È passare da “vedo cosa sto facendo” a “vedo cosa mi impedisce di completare”. Ed è lì che iniziamo a gestire davvero il flusso.
Provateci. Prendete un post-it, scrivete il blocco, appiccicatelo sulla board. È il primo passo per decidere meglio, più velocemente e con maggiore consapevolezza.
E come sempre, se qualcuno vi chiede “Cosa stai aspettando?”, potete semplicemente rispondere: “Guarda la board.”
Se ti interessa approfondire questi temi nel tuo team o nella tua organizzazione, questo è il mio lavoro: accompagno persone e aziende nell'adozione progressiva del metodo Kanban, partendo da ciò che c'è e costruendo insieme ciò che serve. Nessuna presentazione, nessuna demo: solo una conversazione.
Se ti incuriosisce, scrivimi su LinkedIn
Share this post