Visualizzare le attività è un passaggio fondamentale per gestire il flusso di lavoro. Spesso, si parte da strumenti semplici che prevedono solo due stati: "da fare" e "fatto". Ma la realtà è più complessa, non basta una lista della spesa.
Le attività non sempre sono lineari e possono essere interrotte.
È qui che entra in gioco la trasformazione in una Kanban board, visualizzare ciò che ho iniziato ma non ho ancora finito: la fase "in progress".
Qui cerco di fornirvi le semplici istruzioni per realizzare una Kanban board fisica flessibile.
Materiali Necessari
Per creare una Kanban board fisica avrai bisogno di:
Un foglio formato A1 (in alternativa, puoi usare un cartoncino ampio, tipo quelli per flipchart).
Cordino sottile (ad esempio spago, filo di lana, cotone o lacci).
Nastro adesivo di carta.
Post-it large super sticky (per intestare chiaramente le colonne).
Post-it quadrati standard (per rappresentare i primi work item di esempio).
Procedura per la Costruzione della Board
Segui questi passaggi per assemblare la board:
Fissa il foglio (orientamento orizzontale) su una superficie visibile nel tuo spazio lavorativo.
Stabilisci le tre colonne di base:
To Do (da collocare all'estrema sinistra).
In Progress (centrale e inizialmente più larga).
Done (da collocare all'estrema destra).
Usa il cordino fissato con lo scotch di carta per separare fisicamente le colonne in modo chiaro e regolabile.
Colonna "Next" (Opzionale)
Puoi migliorare ulteriormente la chiarezza del processo aggiungendo una colonna "Next" tra "To Do" e "In Progress". Questa colonna permette di selezionare in anticipo un set limitato di attività che ti impegnerai a prendere in carico a breve termine. Se questo stato non ti è chiaro, rimani con le sole tre colonne, a breve vedrai che ne sentirai il bisogno.
La colonna in Progress pronta ad evolvere
Lasciamo la colonna in progress ampia all’inizio.
Man mano che popoleremo la board (nel prossimo articolo) nasceranno delle opzioni per rendere il nostro flusso ancora più chiaro, rappresentando uno stato di avanzamento progressivo, piuttosto che una suddivisione della fase in progress in sottofasi discrete.
Consigli Pratici per un Utilizzo Ottimale
Le colonne devono essere flessibili e facilmente adattabili. Utilizza il cordino per modificare la larghezza in funzione delle esigenze del flusso di lavoro.
Valuta attentamente la qualità e il tipo di adesività dei post-it, specialmente se la board viene utilizzata intensamente.
Se la superficie è un armadio, assicuratevi che non sia necessario aprirlo ogni tanto 😉
Esempi Concreti
Le Kanban board fisiche si adattano efficacemente sia per la gestione personale sia per attività di team più ampi. Qui alcuni esempi di board fisiche utilizzate per la logistica, sviluppo software, progetti di design, consigli di classe o supporto tecnico. Le board possono essere realizzate su whiteboard magnetiche, pannelli di sughero o qualsiasi altro materiale che favorisca flessibilità e visibilità.
Benefici di una Kanban Board Fisica
Immediata e intuitiva rappresentazione visiva del flusso di lavoro.
Semplicità di modifica e adattabilità alle dinamiche di lavoro in continuo cambiamento.
Non sottovalutare il valore strategico di una Kanban board fisica. La sua semplicità e immediatezza possono rappresentare il primo passo concreto verso una gestione del lavoro più strutturata ed efficiente.
Buon lavoro.
vail all articolo precedente
Nel prossimo articolo vedremo una strategia per popolare la nostra Kanban Board in modo incrementale.
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