ML0 – Kanban Maturity Model
Siamo a ML0, il primo livello del Kanban Maturity Model.
Il punto di partenza. Il momento in cui si comincia a guardare il sistema di lavoro con occhi diversi.
E stiamo per avvicinarci alla prima pratica del metodo Kanban:
👉 Visualizzare.
Ma visualizzare cosa?
E soprattutto: perché visualizzare?
Il primo principio del metodo Kanban è chiaro:
Start from what you do now.
Parti da quello che già fai.
E allora la domanda viene spontanea:
👉 Come ti gestisci oggi, senza una board?
La risposta classica?
“Dipende…”
Ciò per cui “mi pagano”… e tutto il resto
Subito si crea una distinzione tra:
Le attività strettamente legate al core business
…e tutto il resto
Per la prima categoria, di solito, ci sono strumenti istituzionali, modelli e …”processi” e il progresso si misura da ciò che consegni. diciamo che è visibile.
Per tutto il resto, invece, di solito regna il fai-da-te e la gestione delle attività "unplanned", delle richieste che arrivano all’improvviso, è spesso lasciata all’iniziativa (o all’ansia) del singolo.
E così emergono due grandi protagonisti della giornata lavorativa:
To-do list
Calendario ( chiameremo reservation system)
Vediamo come funzionano.
1. 📋 La to-do list
La to-do list è, nella sua essenza, una lista pura e semplice. Una sequenza di attività scritte secondo un certo ordine, ciascuna con una checkbox accanto. Due sono gli stati possibili: da fare o fatto. Nessuna fase intermedia, nessuna nozione di flusso. Un sistema binario che ignora tutto ciò che avviene nel mezzo.
La posta elettronica
Una delle forme più comuni che questo strumento assume è l’inbox della posta elettronica. Moltissime persone utilizzano la propria casella email come una lista di attività: le mail presenti nella inbox rappresentano ciò che è ancora da fare; quelle archiviate o spostate sono considerate fatte, o comunque escluse dal perimetro operativo.
Il limite di questo approccio, però, è subito evidente: funziona solo se tutte le richieste arrivano via mail. Ma cosa accade quando un'attività nasce durante una riunione, viene scritta in una chat, o deriva da una decisione presa in autonomia? In quel caso, a meno che tu non ti mandi una mail da solo, sei costretto a usare due sistemi in parallelo. E quando succede questo, perdi visione.
Excel (i fogli di calcolo)
Alcuni usano Excel creando to-do list basiche con almeno colonna per titolo delle attività e una per lo stato (es. “Da fare” / “Fatto”). Ho visto, ma confesso che anch’io in passato mi sono spinto a forme estremamente evolute con date di completamento, formattazioni condizionali, ordinamenti e filtri. È una soluzione che per la natura dei fogli di calcolo può fornire una buona qualità di visualizzazione.
To-do list digitali
Naturalmente, esistono anche applicazioni sofisticate. Offrono funzionalità come il drag-and-drop, l’ordinamento per priorità, i reminder. Ma funzionano davvero? La risposta è sì, ma solo in contesti molto specifici: quelli deterministici, con task brevi, chiari e non interrompibili.
2. 🗓️ Il Reservation System
Un altro strumento che vedo spessissimo è il calendario usato per “prenotare” il proprio tempo. Vediamo come viene utilizzato.
Allocare il tempo per completare un’attività.
Blocchi uno slot e scrivi cosa farai.
Funziona molto bene se sei in un contesto deterministico e quindi sei in grado di prevedere con discreta precisione quanto ci metti a svolgere un’attività. Usi qualche piccolo stratagemma (eventi buffer) che assorbono le eccezioni: errori di stima o interruzioni non previste.
Allocare il tempo per dedicarsi ad un’attività.
In questo caso parliamo di allocazione di capacità. Ad esempio dalle 10 alle 12 mi dedico all’analisi upstream .
Non c’è l’intenzione di completare un’attività ma di assicurarsi di “progredire” su un’attività, o di garantire continuità ad una tipologia di lavoro.
I vantaggi sono
Ti difendi dalle interruzioni esterne ( per esempio da meeting a tradimento)
Ti assicuri uno spazio mentale e fisico per concentrarti ed entrare nel Flow, preziosissimo per il lavoro intellettuale.
🎯 Due sistemi che (a volte) convivono
To-do list e reservation system non non si escludono a vicenda anzi, molto spesso convivono o si integrano strettamente come ad esempio i task del google calendar.
Il sistema ci dice quale task deve essere svolto e quando.
Ed ecco che un sistema come questo ci rende evidente quale attività non è stata completata… ma rimane il problema del loro stato. Io so solo che non sono state completate e non se si sono interrotte.
Come potete immaginare perché questo sistema possa funzionare non posso ragionare per un obiettivo come “Sostituire gli occhiali per vedere meglio” ma tanti task come Visita oculista, prendere appuntamento ottico, visita ottico, ordinare occhiali…
Cosa ci stiamo perdendo?
Il vero problema, che noto, è che c’è un’ossessione nel cerca di migliorare sempre di più la gestione di ciò che dobbiamo ancora iniziare, come prioritizzare, come pianificare.
Il lavoro intellettuale è complesso e noi vogliamo trattarlo come complicato e spesso falliamo nel raggiungere un risultato in tempi certi.
Le attività si interrompono, e non solo perché veniamo distratti ma soprattutto perché nascono impedimenti e dipendenze come una approvazione o il bisogno del contributo di qualcun altro. Facciamocene una ragione.
In quei momenti dobbiamo prendere una decisione: a cosa mi dedico ora?
incomincio una cosa nuova?
provo a rimuovere un ostacolo?
completo ciò che era in corso e che si è sbloccato?
Stop starting. Start finishing.
Questo principio, tanto semplice quanto potente, ci ricorda che non ha senso continuare ad avviare nuove attività se prima non portiamo a termine quelle già iniziate. Ma come possiamo finire qualcosa, se non abbiamo visibilità su ciò che è già in corso?
Qual’è l’effetto delle interruzioni? Dove siamo? Cosa resta da fare? Quali rischi corriamo?
Costruiamo un sistema che ci guidi, anche nei momenti di stanchezza o confusione.
Conclusione
Visualizzare non è solo mettere in fila delle attività.
È scegliere di guardare in faccia la realtà del nostro lavoro.
Non quella idealizzata che vorremmo pianificare, ma quella vera: fatta di interruzioni, di attese, di cose iniziate e lasciate lì.
A ML0 non stiamo ancora cercando efficienza, ma la consapevolezza.
Forse una board, anche semplicissima, ci permette di vedere il nostro flusso di lavoro per quello che è.
E questo, già da solo, cambia il modo in cui decidiamo.
Senza cambiare il nostro modo di lavorare, se le attività nella to-do list, sui fogli excel, sul calendario le rappresentassimo in modo diverso, che cosa succederebbe?
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